Aunque muchas veces no lo tengamos en cuenta, aunque no lo parezca, ni nos parezca importante, cada uno de los 10, 20 ó 30 mails que enviamos diariamente dice mucho de nosotros. Esto es válido en el ámbito privado, pero sobre todo en el laboral.
[pullquote]Lo que escribimos en un correo electrónico representa nuestros pensamientos, intenciones e ideas[/pullquote]En no pocas ocasiones, un mail puede ser nuestra carta de presentación, y por consiguiente, mostrar nuestra profesionalidad, temperamento y personalidad.
Es por esto que antes de enviar un mail “a las apuradas”, sin pensar demasiado y creyendo que por ser un medio y una tarea automática, puede producirse sin la más mínima técnica, lo reflexionemos dos veces.
No podemos perder de vista que lo que escribamos en un correo electrónico representa nuestros pensamientos, intenciones e ideas. Nunca debe traslucir nuestras escasas habilidades de comunicación, nuestro desinterés, y nuestro pobre conocimiento sobre el tema en cuestión.
Por esto, y aunque la moda implantada y extendida diga que no importa ningún detalle estilístico en un medio de comunicación informal y popular, señalaremos algunas premisas importantes que deben respetar los mensajes de correo electrónico para lograr el impacto necesario:
1. Utilizar frases completas. No desaprovechar la potencialidad del lenguaje. Evitar simplificar palabras o frases según nuestro criterio. El destinatario puede interpretarlo como dejadez o falta de educación.
2. No escribir todas las palabras en mayúsculas. En el lenguaje virtual utilizar todas mayúsculas es similar a gritar o apelar a aspavientos. Es realmente grosero y chocante para el destinatario.
3. Tener bien claro antes lo que queremos transmitir. Tómate el tiempo necesario para ordenar las ideas antes de redactar el mail. Esto aportará claridad a tu mensaje. No se trata de una conversación cara a cara en la que se pueden rectificar las cosas sobre la marcha.
4. Imprime a tu mensaje un principio y un final. Aunque no sea una carta, es importante que cuente con una estructura, por lo menos una introducción y un cierre atractivo.
5. Emplea una escritura simple. Que sea de fácil lectura y que motive al intercambio. Evita el uso de demasiados adjetivos.
6. No uses siglas. Sólo aportan confusión y transmiten falta de ganas de explicar y detallar.
7. No descuides la puntuación. Estás equivocado si crees que nadie se dará cuenta de que no has utilizado la puntuación correcta. Esto hablará de tu escasa formación y cultura verbal y escrita. Cómprate un diccionario gramatical y úsalo.
8. Controla la ortografía y relee antes de enviar. Utiliza el corrector ortográfico del programa de correos, pero también chequéalo con el diccionario gramatical en papel u on-line.
No contribuyas a que el primer mail que envías a alguien por algo que te interesa sea el último.
